Comment bien accueillir un nouveau salarié ?

Saviez-vous que l’accueil et la bonne intégration d’un nouveau salarié sont essentielles pour la réussite de votre procédure de recrutement ? Eh oui ! Donc si vous voulez éviter de devoir passer par la phase recrutement mieux vaut la rendre solide et faire en sorte que le nouveau salarié à accueillir se sente au mieux dès son arrivée. Mais pas de panique car nous allons vous donner quelques astuces pour garantir une intégration réussie de vos nouveaux collaborateurs.

Préparer l’arrivée d’un nouveau salarié en amont

Les phases de recrutement sont terminées, vous avez fait votre choix 👏 Le nouveau collaborateur prendra son poste de manière imminente. L'intégration commence bien avant le Jour-J. Voici quelques étapes essentielles pour accueillir votre nouvelle recrue de manière fluide et professionnelle. 🙂

1.      Informer l’équipe en amont : La première étape d’une intégration réussie

 

Tout d’abord, pensez à prévenir le reste de l’équipe de l’arrivée du futur collaborateur, expliquez-leur le poste qu’il va avoir et n’hésitez pas à faire mention de son prénom afin que de leurs côtés aussi, ils puissent se familiariser avec cette nouvelle tête à venir N’hésitez pas à mentionner quelques détails sur son parcours, ça peut aider à briser la glace dès son arrivée. 😊

 

2.    Assurer l’infrastructure nécessaire : Tout est dans les détails !

 

Vous allez aussi devoir vérifier que votre nouveau salarié ne manque de rien à son arrivée dans l’entreprise, de ce fait, vérifiez que tout le matériel nécessaire est bel et bien à disposition : 

• un bureau personnalisé rien que pour lui si nécessaire
• des outils et/ou des matériels précis 
• des identifiants numériques pour se connecter aux ordinateurs, applications, smartphone… de votre entreprise
• une adresse mail personnalisée si c’est nécessaire…

3. Prévoir un référent pour l’accompagnement initial

 

Pour le Jour-J il sera préférable pour votre nouvelle recrue d’avoir un référent qui pourra l’accompagner sur son nouveau poste. De ce fait, n’hésitez pas à identifier au préalable une personne qui sera en charge de son accueil et de son accompagnement sur les premiers jours. En le sachant à l’avance votre collaborateur pourra se sentir plus à l’aise et sera plus agréable qu’en l’apprenant de but en blanc, le matin même de l’arrivée du nouveau salarié 👍

 

Enfin, si c’est absolument nécessaire pour votre entreprise, prévoyez quelques heures, jours, semaines de formation avec les bonnes personnes et surtout dans de bonnes conditions.

Le Jour-J : Accueillir son nouveau collaborateur avec bienveillance

 

Une fois le jour de l’arrivée arrivé, il est primordial de donner le ton. Voici quelques étapes clés pour assurer une intégration réussie le premier jour.

1. Un accueil personnalisé dès le matin

 

Le Jour-J, nous vous recommandons de venir saluer personnellement le nouveau collaborateur. Cela permettra à ce qu’il se sente plus à l’aise et d’ores et déjà important. N’hésitez pas, à le présenter à toute votre équipe et de présenter l’équipe à votre nouvelle recrue. C’est LE moment de souligner votre volonté d’intégration devant tout le monde afin que chaque personne puisse prendre conscience de son rôle à jouer dans ce recrutement 🎉

 

C’est également un bon moment pour vérifier les détails administratifs. Si vous avez envie de refaire un point sur le contrat de travail, les horaires qui sont attribuées à votre nouvelle recrue ou autre, c’est le moment de le refaire.

2. Visite des lieux et présentation des espaces de travail

 

Enfin, pour que ce dernier se sente rapidement à l'aise, n'hésitez pas à lui présenter, soit vous soit le référent, le lieu de travail afin qu’il puisse s’approprier l’espace 👌 N’oubliez pas que tout est nouveau pour ce nouvel employé, il faut donc lui laisser le temps de se souvenir de tout : les prénoms, les assignations, les différents espaces surtout si votre local est spacieux.

3. Patience et flexibilité lors des premières semaines

 

Sachez qu’il est normal que la nouvelle recrue ne soit pas en autonomie sur les premières semaines, qu’elle demande ou redemande souvent des choses. Elle est en période d'adaptation, il faut que la recrue se familiarise avec les outils, les logiciels, l’art de vie de l’entreprise… Laissez le temps au temps, Rome ne s’est pas faite en un jour 🙏 Pour faciliter cette adaptation vous pouvez laisser une fiche de poste à votre nouveau collaborateur à laquelle il pourra se référer au besoin. Puis, surtout, n’oubliez pas que vous allez devoir l’accompagner et l’encadrer dans ses tâches durant les premières semaines, c’est normal, au plus l’apprentissage se fera en prenant le temps, au mieux l’autonomie se fera 🙂

 

Le rôle du tuteur et l’importance du suivi régulier

 

Toutes ces tâches d’intégration peuvent être réalisées par un tuteur / référent. Vous n’êtes pas obligés en tant que chef d’entreprise de vous en occuper, vous pouvez tout à fait déléguer dans la mesure ou vous avez pris le temps de rencontrer la nouvelle recrue et que vous lui avez expliqué que son référent sera Monsieur ou Madame X pour les semaines à venir 😉

 

1.      Feedback régulier : La clé d’une bonne adaptation

 

Enfin, pensez à faire des petits updates réguliers pour vous assurer que l’intégration se fait sans difficulté. Demandez au tuteur comment cela se passe et demandez aussi et surtout comment se passent les premiers jours dans l’entreprise à votre nouvelle recrue. 

Les échanges peuvent être informels ou faire l’objet d’entretiens, c’est vous qui voyez. Mais il est important de prendre ce temps pour comprendre l’état d’esprit de cette nouvelle personne et de voir si oui ou non elle s’intègre dans l’équipe et dans l’entreprise Demandez-lui si elle se sent à l’aise avec son poste, si elle a besoin de plus d’outils, de plus de procédures, de si elle se sent bien intégrée avec sa hiérarchie et ses autres collègues, de si elle ressent ou non des difficultés dans les tâches qui lui sont attribuées… 

Ces premiers feedbacks vous permettront de réguler chaque point afin que ce dernier puisse pleinement se sentir intégré au fil des semaines 👍

 

2.    Flexibilité selon les personnalités : Extravertis vs introvertis

 

Il est aussi essentiel de prendre en compte la personnalité de votre salarié. Les extravertis se sentiront à l’aise rapidement dans des événements sociaux comme des déjeuners d’entreprise ou des team buildings, tandis que les introvertis préféreront peut-être des introductions plus discrètes ou des échanges plus individuels au début. 🌱

 

Organiser des événements pour faciliter l’intégration

 

Les événements sociaux, tels que les déjeuners d’entreprise ou les ateliers de team building, jouent un rôle clé dans l’intégration d’un nouveau salarié. Ces moments permettent de renforcer la cohésion d’équipe et de créer des liens plus informels entre les collaborateurs. 🎉 C’est votre rôle de proposer des événements qui pourront faciliter le lien social.

 

1. Déjeuners informels pour mieux se connaître

Organiser un déjeuner d’entreprise informel permet à la nouvelle recrue de faire connaissance avec ses collègues dans un cadre plus détendu et convivial, autour d’un bon repas. Cela favorise les interactions sociales et le sentiment d’appartenance à l’équipe. 🥗

 

2. Team Building : renforcer l’esprit d’équipe

Les ateliers team building sont idéaux pour renforcer la cohésion du groupe en dehors du boulot. Ces événements permettent non seulement de créer des liens mais aussi d’encourager la collaboration au sein de l’équipe. Vous pouvez choisir des activités adaptées aux préférences de chacun pour garantir un maximum d’implication.

 

3. Célébration de l’arrivée avec une soirée d’entreprise

Enfin, pour couronner l’intégration de votre nouvelle recrue, une soirée d’entreprise peut être organisée après la période d’essai. C’est une excellente manière de la mettre en valeur et de l’encourager à interagir davantage avec les autres membres de l’équipe qui seront présents pour elle. 🍹 🙂

 

Sachez que pour tous ces événements, l’équipe Ensuite se fera une joie de vous épauler. Nous proposons des plateaux-repas d’entreprise ainsi que des cocktails et buffets sains, de saison et gourmands qui ne manqueront pas de rendre cette intégration plus réussie encore avec nous à vos côtés 🎉

Commander des Plateaux-Repas

 

Pour conclure, dites-vous que d’une certaine manière échange, écoute, bienveillance, tolérance et patience sont les maîtres mots d’un bon accueil. Le temps fera les choses, il suffit juste d’accepter qu’un nouveau salarié est toujours un sacré remue-ménage dans une entreprise. Mais pas de panique, ça ne dure qu’un temps !