Comment organiser un rendez-vous client en entreprise ?

Vous avez un rendez-vous client important à organiser en entreprise et vous ne savez pas trop bien comment vous y prendre ?  C’est bien normal. Les codes sont nombreux et il vaut mieux faire une bonne impression pour que la suite soit engageante. Dans cet article nous vous dévoilons toutes nos astuces pour que ce premier rendez-vous soit une réussite ! 😉

Finalement quand on pense préparer un rendez-vous avec un client ça peut facilement se comparer avec le fait de s’inscrire à un marathon : sans préparation vous n’irez pas bien loin. Le secret est donc le suivant, il faut que vous, en amont, vous renseigniez sur votre client afin de le connaître presque mieux que lui-même. Au plus vous serez à même de cerner ses besoins, au mieux vous répondrez à ces derniers grâce à une solution adaptée et personnalisée 😎😏.

Attention toutefois à ne pas non plus l’effrayer en lui offrant une solution déjà prête où rien ne peut être modifié voire amélioré. Vous allez rencontrer votre client avec une base de travail confortable pour vous mais vous devez rester à l’écoute et être suffisamment prévenant pour faire les rajouts ou modifications nécessaires.  

Enfin cela peut sembler gadget et pourtant ça peut faire toute la différence, pensez à laisser vos brochures, carte de visite, grille tarifaire… avant de quitter le client. C’est grâce à ces informations que ce dernier pourra vous contacter et retrouver facilement vos tarifs au besoin.

Il y a des moments à privilégier pour effectuer des rendez-vous clients, des horaires plus propices à un échange de qualité et qui démontre que vous avez du temps à vous accorder 😌. 

Le matin par exemple est un horaire qui plaît beaucoup. Entre 8h et 9h afin d’entamer la journée avec le rendez-vous, d’avoir la possibilité de se laisser le temps nécessaire pour boucler le rendez-vous et pouvoir se rappeler au cours de la journée pour obtenir plus d’informations sur un point précis par exemple. 

Un autre horaire qui plaît énormément est la pause déjeuner entre 11h30 et 13h30. Finalement un peu pour les mêmes raisons que celles citées précédemment. Si vous invitez votre client sur la pause repas, cela signifie que vous souhaitez lui accorder du temps. Rares sont les rendez-vous au restaurant qui se passent en 30 minutes. Entre le moment où vous vous installez, le moment où vous choisissez le menu sur la carte, le moment où vous recevez vos plats et que vous partez, il s'écoule pas mal de temps. Enfin, en terminant le rendez-vous en début d'après-midi, cela laisse un laps de temps suffisant pour se recontacter et faire un point sur des éléments émis lors de l’entrevue 🙂. 

Les rendez-vous en fin de journée sont les moins avantageux. Ils suggèrent que vous n’accorderez que peu de temps d'échange et de discussion à vos clients. Inconsciemment ils se sentent moins importants et partent avec un a priori celui d’être un second choix par exemple 😕.

Généralement ce sont les restaurants qui sont pris d’assauts pour les rendez-vous clients. Toutefois, pour peu que votre espace professionnel soit adapté et qu’il possède tous les outils et équipements nécessaires à la réalisation d’un rendez-vous, vous pouvez parfaitement opter pour un rendez-vous au bureau. Un endroit simple, efficace et suffisamment formel 👌🏻.  

De plus recevoir un client depuis son bureau en entreprise peut être une solution pratique notamment si vous êtes du style à réaliser des réunions avec pas mal de documentation et/ou de matériel. Une solution un peu plus pratique que le bon vieux restaurant où il est délicat de ramener toute une partie du bureau. 

Par ailleurs, ce n'est pas parce que vous recevez votre client dans votre propre entreprise qu’il ne faut pas mettre les petits plats dans les grands. Nous vous invitons donc à mettre votre client à l’aise en le recevant autour d’un repas. Selon l’heure du rendez-vous cela peut être plutôt une formule petit déjeuner ou une formule plateau-repas  mais il n’empêche que ça fait toujours plaisir d’être bien reçu. Vous marquerez facilement des points 😏.

Pensez à faire appel à un traiteur d’entreprise pour ce type de prestations. Vous aurez ainsi moins de choses à penser et vous pourrez rester focus sur le rendez-vous en tant que tel. Chez Ensuite par exemple on s’occupe de tout. Nous vous ramenons dans votre bureau votre plateau-repas traiteur, frais, sain et de saison avec couverts, plats, condiments… Vous n’aurez plus qu’à disposer les plats à votre sauce, pour que ce rendez-vous vous ressemble de A à Z. Un sacré gain de temps et d’énergie qui donnera en plus un avant-goût de la gastronomie française à votre client 👨‍🍳. 

Grâce à notre offre de traiteur d’entreprise vous serez livrés sur le lieu de votre choix, à l’heure de votre choix, le plat de votre choix avec les quantités de votre choix. Vous pourrez ainsi satisfaire tous vos clients, même ceux avec un régime alimentaire bien préciser le tout sans avoir besoin de vous déplacer car nous le faisons pour vous dans tout Paris Intra-muros et sa petite couronne 🥂✨.

Bien trop de personnes ne donnent pas suite à un rendez-vous commercial. Nous vous recommandons donc de faire le contraire et d’envoyer un mail de remerciement à votre client le lendemain de votre entrevue. Jamais plus tôt vous risqueriez de donner l’impression de forcer la main, ni plus tard puisqu’au contraire vous donneriez l’impression d’une nonchalance très inconvenante. Le timing idéal est le lendemain alors tenez y vous 😉 .