Comment bien préparer vos réunions de rentrée en entreprise ?

Les vacances viennent tout juste de commencer et pourtant, en tant que chef d’entreprise vous ne pouvez pas ne pas penser à la suite à venir à savoir la rentrée de septembre. Septembre est souvent perçu comme le mois du renouveau, c’est le début de l’année scolaire pour les enfants et c’est le retour au travail pour la grande majorité de vos collaborateurs 🙂 Une énergie nouvelle circule, tout le monde est bien reposé est prêt à se donner à fond pour le dernier trimestre de labeur. C’est aussi le moment idéal pour faire une réunion de rentrée pour faire un point sur ce qu’il s’est passé pour l’entreprise et dans l’entreprise depuis Janvier. Mais alors comment faire pour préparer au mieux ces réunions de rentrée en entreprise ? On vous explique tout dans cet article ! 🤓

Pour la majorité de vos collaborateurs, septembre c’est le mois de la reprise. Ils ont sans doute tous passés un été animé entre vacances et rythme plus slow donc il faut reprendre en douceur pour se remettre dans le bain. C’est l’occasion de faire un petit bilan sur l’année qui est presque déjà écoulée et de prendre de bonnes résolutions pour les quelques mois à venir 😉 

L’été est souvent l’occasion de déconnecter un peu du boulot, les charges de travail sont souvent amoindries et l’état d’esprit est plus tourné vers les festivités des chaudes soirées d’été qu’autre chose. De ce fait, après ces deux mois singuliers il est important de se remettre en condition, de resserrer les liens entre collaborateurs, de les motiver à persévérer ou continuer leurs missions et de les remercier pour les résultats obtenus jusqu’à la date de la réunion 👍

Pour planifier la date de la réunion, il est important de savoir déjà à quelle date l’ensemble de vos collaborateurs seront de retour de leurs congés d’été. S’il manque une ou plusieurs personnes de la team, rien ne sert de préparer ladite réunion, mieux vaut patienter et la faire quand tout le monde sera de retour. 

Au niveau du moment le plus opportun, il serait préférable de partir sur une réunion en début de journée, avant d’entamer les tâches principales ou bien durant le temps méridien. Nous vous recommandons d’éviter de faire des brainstormings en fin de journée ou après la pause repas. Ce sont des moments où vos collaborateurs seront soit fatigués de leur journée, soit en pleine digestion et, de ce fait, ils n’auront pas des idées fraîches et performantes concernant la réunion de rentrée 😣

Afin d’aller droit au but et de ne pas lasser vos collaborateurs, nous vous recommandons de définir vos objectifs pour la réunion en amont. De ce fait vous saurez si cette réunion à pour vocation de faire un bilan, de résoudre des problèmes, de réfléchir à l’avenir de l’entreprise, d’échanger avec vos collaborateurs pour prendre la température…

C’est en prenant ce temps que vous pourrez être un bon orateur le Jour-J, vous ne vous laisserez pas partir dans tous les sens, la réunion aura un thème, un sujet, un objectif clairement identifié 👏

Tout dépend de vos objectifs, tous vos collaborateurs ne seront pas nécessairement obligés de participer à votre réunion de rentrée. De ce fait, tâchez de réunir seulement les personnes qui vont contribuer à répondre à l’objectif de la réunion, nul ne sert de faire participer tout le monde si tout le monde n’a pas son mot à dire. Par ailleurs, selon le type de réunion proposée il est plausible que l’ensemble de vos collaborateurs soient attablés pour la réunion, mais là, pour le coup, ça ne regarde que vous ! 😉

Lors d’une réunion, de nombreux supports sont utilisés pour faire avancer la réunion de manière rapide et efficace. Tâchez de prévoir cela à l’avance afin de ne rien oublier pour la réunion et d’être le plus efficient le moment venu 👌 

Voici quelques idées de support qui pourraient vous être utiles : 

• un vidéoprojecteur

• un ou des écran(s)

• un tableau avec des feutres

• plusieurs bloc-notes et de quoi écrire dessus (des crayons de papier, des stylos, des feutres…)

• une bonne application d’échange vidéos si certains de vos collaborateurs sont en télétravail (Zoom, Whatsapp Business, Skype…)

Eh oui ! Tout dépend de l’heure à laquelle vous souhaitez faire votre réunion, essayez de penser à proposer un repas 🍽️ Si vous faites votre réunion de rentrée dès le matin, un petit déjeuner pour rendre la chose moins formelle et plus fun pour vos collaborateurs peut être une bonne idée. Si vous avez prévu de faire ça sur le temps méridien, il est indispensable d’offrir le repas à vos collaborateurs, quelque chose de simple mais suffisamment savoureux pour qu’ils passent un agréable moment. Enfin, si vous optez plutôt pour une réunion en fin de journée, un petit cocktail ne sera là aussi pas de refus, cela permettra sans doute à vos équipes d’être un peu plus en forme 😉

Pour le repas, faites appel à un traiteur, cela sera plus simple à organiser pour vous et vous serez certain de ne rien oublier. Chez Ensuite nous proposons diverses formules pour le petit déjeuner mais également des plateaux repas et des buffets et cocktails. Il y a donc fort à parier que l’une de nos propositions soit à votre convenance pour votre réunion de rentrée. Nous livrons directement dans vos locaux sur Paris et Paris intra-muros et nous vous proposons des mets savoureux, gourmands, de saison, frais et bon pour votre santé ainsi que celle de vos collaborateurs 🥗 😀

Encore un indispensable, le compte rendu de réunion vous permettra de garder une trace écrite de ce qui s’est dit et de ce qui s’est passé / pensé, lors de la réunion ✍️

De ce fait, les décisions, les plans d’actions, les points à revoir seront notés et n’auront plus qu’à être mis en place sur les prochaines semaines et mois. Vous pouvez tout à fait rédiger le compte rendu vous-même lors de la réunion ou déléguer cette tâche à l’un des membres de votre équipe, pensez juste à le prévenir en amont. 

Nous espérons que cet article aura pu vous être utile et que votre rentrée d’entreprise se passera au mieux à la fois pour vous et pour vos collaborateurs 😉